Vi börjar som Egentliga Finlands välfärdsområde vid årsskiftet. Över 500 000 kunder i Egentliga Finland, över 23 000 arbetstagare, över 50 000 olika avtal, över 40 datasystem, över 30 olika organisationers sätt att fungera. Samgåendet är en stor omvälvning av förstagångskaraktär.
Det går aldrig att vara för bra förberedd för en så här stor förändring. För närvarande identifieras riskerna vid årsskiftet och det utförs arbete så att allt skulle fungera smidigt.
– Vi gör vårt bästa att det finns en omsorgsfull plan gjord gällande alla de största förändringarna. Vi vill också öppet kommunicera att något överraskande trots det kan hända, säger välfärdsområdesdirektör Tarmo Martikainen.
Vi säkerställer på många sätt att löneutbetalningen går smidigt vid årsskiftet
Vi måste kunna lita på det att lönen betalas på kontot som på räls genast i januari: till ordinarie den 15 dagen i månaden och till tidsbundna den sista dagen i månaden.
Löner räknas och betalas i det kommande välfärdsområdet med ett system som är i användning i sjukvårdsdistriktet redan nu. Det finns väldigt mycket utmanande förändringsarbete eftersom personaluppgifter och uppgifter gällande anställningsförhållanden för alla arbetstagare ska föras till det nya systemet. Systemet för löneadministration har bearbetats med början från våren och på hösten börjar därtill tio nya projektarbetare med det här arbetet.
– Den största utmaningen för närvarande är att vi får anställningsuppgifterna för alla över 23 000 arbetstagare införda i lönesystemet. Därtill ska vi spara ändringar rätt som skett i anställningsförhållandena efter att uppgifterna förts in i systemet. Anmälan om förändringarna till välfärdsområdet har en avgörande roll när det gäller hur korrekt lönerna betalas i januari, berättar Mia Seppälä i teamet för löneadministration.
I förändringen ingår mycket slags arbete som beror på överföring av filer som gäller anställningsförhållanden och kombination av dem. Därtill fås i oktober mera information om de eventuella förändringarna i den centrala justeringsraten som kollektivavtalet inom kommunsektorn för med sig.
I princip behöver vi andra inte sköta om dessa.
– Alla som övergår till välfärdsområdet ska dock komma ihåg att anhålla om semestrarna för nästa år redan i det nya systemet, säger Mia.
Träning i användning av de nya systemen utlovas i slutet av året
För dem som övergår till välfärdsområdet ordnas träning i användning av de nya systemen så att vi kan göra bl.a. semesteranmälningarna rätt. Det görs skriftliga anvisningar och videoanvisningar för de nya systemen, vilka publiceras under hösten i vårt kommande intranät.
Utbildningarna i realtid kommer att betonas till slutet av året och till början av nästa år eftersom det är bra att passa in användningsutbildning i datasystemen så nära som möjligt den tidpunkt då systemet införs. Man kan naturligtvis bekanta sig med anvisningarna redan på förhand om arbetstiden tillåter det.
Var får jag mera information?
- Den tillfälliga webbplatsen Till personalen – Vshyvinvointialue.fi: vanliga frågor erbjuder svar på olika teman samt information om tillställningar som riktar sig till personalen.
- Träffar för personalen ordnas minst månatligen. Följ med kommunikationen i intranätet för din egen nuvarande arbetsplats!
- Målsättningen är att öppna vårt nya intranät under höstens lopp, beroende på när vi får våra gemensamma domännamn i användning.