Vuodenvaihteessa aloitamme Varsinais-Suomen hyvinvointialueena. Yli 500 000 varsinaissuomalaista asiakasta, yli 23 000 työtekijää, yli 50 000 erilaista sopimusta, yli 40 tietojärjestelmää, yli 30 eri organisaation tavat toimia. Yhdistyminen on ensikertaisen suuri mullistus alueemme hallinnossa.
Näin suureen muutokseen ei koskaan voi olla liian hyvin valmistautunut. Tällä hetkellä tunnistetaan vuodenvaihteen riskejä ja tehdään työtä, jotta kaikki toimisi sulavasti.
– Teemme parhaamme, että kaikkiin suurimpiin muutoksiin on tehtynä huolellinen suunnitelma. Haluamme avoimesti viestiä myös siitä, että jotain yllättävää voi silti tapahtua, sanoo hyvinvointialueen johtaja Tarmo Martikainen.
Varmistamme palkanmaksun sujuvuutta vuodenvaihteessa monin tavoin
Meidän on voitava luottaa siihen, että palkka maksetaan tilille kuin nakutettu heti tammikuussa: vakituisille kuun 15. päivä ja määräaikaisille kuun viimeisenä päivänä.
Palkkoja lasketaan ja maksetaan tulevalla hyvinvointialueella järjestelmällä, joka on sairaanhoitopiirillä käytössä jo nyt. Haastavaa muutostyötä on hyvin paljon, sillä kaikkien työntekijöiden henkilöstö- ja palvelussuhdetiedot on tuotava uuteen järjestelmään. Palkkahallinnon järjestelmää on työstetty keväästä alkaen, ja syksyllä työn parissa aloittaa lisäksi kymmenen uutta projektityöntekijää.
– Suurin haaste tällä hetkellä on se, että saamme kaikkien yli 23 000 työntekijän työsuhdetiedot tuotua palkkajärjestelmään. Lisäksi meidän tulee tallentaa ns. poimintapäivän jälkeen tehdyt palvelussuhteiden muutokset oikein. Muutosten ilmoittaminen hyvinvointialueelle on ratkaisevassa roolissa siihen, miten oikeellisesti palkat ovat maksussa tammikuussa, kertoo Mia Seppälä palkkahallinnon tiimistä.
Muutokseen sisältyy monenlaista työsuhteita koskevien tiedostojen siirtämisestä ja niiden yhdistämisestä johtuvaa työtä. Lisäksi lokakuussa saadaan lisätietoa kunta-alan työehtosopimuksen tuomista mahdollisista muutoksista keskitettyyn järjestelyerään.
– Kaikkien hyvinvointialueelle siirtyvien tulee muistaa anoa ensi vuoden lomat jo uudessa järjestelmässä, sanoo Mia.
Valmennusta uusien järjestelmien käyttöön luvassa loppuvuodesta
Hyvinvointialueelle siirtyville järjestetään valmennusta uusien järjestelmien käyttöön, jotta osaamme tehdä mm. lomailmoitukset oikein. Uusiin järjestelmiin tehdään kirjalliset ja video-ohjeet, jotka julkaistaan syksyn aikana tulevassa intrassamme.
Reaaliaikaiset koulutukset tulevat painottumaan loppuvuoteen ja ensi vuoden alkuun, koska tietojärjestelmien käyttökoulutus on hyvä ajoittaa mahdollisimman lähelle järjestelmän käyttöönottoa. Ohjeisiin voi tietysti tutustua jo etukäteen työajan sen salliessa.
Mistä saan lisätietoa?
- Väliaikainen nettisivusto VShyvinvointialue.fi / henkilöstölle: usein kysyttyjä tarjoaa vastauksia eri teemoihin sekä tietoa henkilöstölle suunnatuista tilaisuuksista.
- Henkilöstötreffejä järjestetään kuukausittain. Seuraa viestintää oman nykyisen työpaikkasi intrassa!
- Uusi intramme on tavoitteena avata syksyn kuluessa, riippuen siitä, milloin saamme yhteiset verkkotunnukset käyttöömme.